e-Kancelaria
System do obsługi kancelarii prawnych, szkół, sekretariatów firm.
e-Kancelaria – szybkość, wygoda, nowoczesność
Od stycznia 2025 roku większość podmiotów publicznych, niektóre podmioty prywatne oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak np. radca prawny, adwokat, notariusz, będą zobligowane do korzystania z e-Doręczeń. Będąc jednym z tych podmiotów warto rozważyć zaopatrzenie się w system do obsługi komunikacji za pomocą adresu do doręczeń elektronicznych. System taki nie jest konieczny do działania e-Doręczeń, ale bardzo ułatwia pracę m.in. poprzez możliwość wyszukania wielu użytkowników jednocześnie i wysyłki wiadomości do wielu adresatów. Jeśli rozpatrują Państwo zakup prostego systemu do zarządzania procesami i dokumentacją, to warto wybrać taki, który jest połączony z e-Doręczeniami, ponieważ obowiązek posługiwania się nimi będzie docelowo dotyczył wszystkich podmiotów publicznych i prywatnych, a wygodnie jest mieć wszystkie narzędzia do obsługi firmy zintegrowane w ramach w jednego oprogramowania.
System e-Kancelaria pełni funkcję zarówno narzędzia do obsługi obiegu dokumentów w firmie, poświadczonej wysyłki pism do innych podmiotów, jak i narzędzia do planowania spotkań. Celem systemu e-Kancelaria jest usprawnienie procesu koordynowania zadaniami administracyjnymi, przyspieszenie obiegu dokumentów w jednostce organizacyjnej. System pozwala na błyskawiczny dostęp do potrzebnych dokumentów oraz umożliwia wysłanie korespondencji za pomocą e-Doręczeń (oraz EPUAP). Dedykowany jest dla kancelarii prawnych i szkół, ale może być z powodzeniem stosowany wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów, planowaniem różnego rodzaju spraw i spotkań i gdzie jednocześnie, zgodnie z ustawą, nie jest wymagana rozbudowana instrukcja kancelaryjna.
Naszymi najpopularniejszymi klientami są:
Szkoły
System e-Kancelaria sprawdzi się też w takich podmiotach jak np.:
Fundacja, Stowarzyszenie
Spółdzielnia
Organizacja pożytku publicznego
Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej
System jest zgodny z Ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Czym są e-Doręczenia – pytania i odpowiedzi
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Służy do komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi, komunikacji firm i osób fizycznych z podmiotami publicznymi oraz komunikacji pomiędzy firmami.
Dla kogo są przeznaczone e-Doręczenia?
e-Doręczenie przeznaczone są zarówno dla podmiotów publicznych, firm, jak i osób prywatnych. Do korzystania z e-Doręczeń będą docelowo zobligowane wszystkie podmioty publiczne, firmy wpisane do rejestru KRS i CEiDG oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Osoby prywatne mogą, ale nie muszą korzystać z e-Doręczeń. Podobnie przedsiębiorcy zagraniczni (nie wpisani do KRS) prowadzący działalność w Polsce nie muszą, ale mogą (o ile posiadają polski NIP) korzystać z e-Doręczeń.
Od kiedy trzeba mieć e-Doręczenia?
Większość podmiotów publicznych będzie zobligowana do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od 1.1.2025. Ten sam termin dotyczy osób wykonujących zawody zaufania publicznego. Większość firm wpisanych do KRS będzie musiała korzystać z e-Doręczeń od 1.4.2025, a firm wpisanych do CEiDG dopiero od 1.10.2026. Pełny harmonogram dostępny jest na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Czym jest adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) to unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata i nadawcy adres, który wymaga potwierdzenia tożsamości właściciela podczas jego zakładania. Jest niezbędny do wysyłania i odbierania e-Doręczeń. Każdy podmiot ma jeden adres ADE, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Nie jest to adres e-mail.
Struktura ADE wygląda następująco: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
Dla każdej z tych trzech ról należy założyć oddzielny adres do e-Doręczeń:
1. osoba prywatna,
2. właściciel firmy,
3. osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.
Czym jest baza adresów elektronicznych (BAE)?
Baza Adresów Elektronicznych jest rejestrem publicznym prowadzonym i zarządzanym przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie podmioty korzystające z usług doręczeń elektronicznych. Do BAE może zostać wpisany adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dostarczaną przez usługodawców prywatnych). Osobiste adresy do e-Doręczeń są widoczne w bazie tylko dla podmiotów publicznych, obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Natomiast dane firm są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.
Na czym polega publiczna usługa hybrydowa e-Doręczeń?
Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.
Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:
- zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie,
- potwierdza tożsamość nadawcy,
- daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.
Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.
Czy e-Doręczenia są darmowe?
Bezpłatna jest korespondencja: od obywateli i firm do podmiotów publicznych, pomiędzy podmiotami publicznymi. Korespondencja pomiędzy firmami jest płatna.
Jaką korespondencję urząd musi, a jaką może prowadzić za pomocą e-Doręczeń?
Za pomocą e-Doręczeń powinna być prowadzona ta korespondencja, do której urząd potrzebuje dowodów nadania i odebrania przesyłki, na przykład korespondencja której dotyczą przepisy kodeksu postępowania administracyjnego lub ordynacji podatkowej. Nie ma obowiązku, aby wysyłać za pomocą e-Doręczeń korespondencji nadawanej do tej pory listem zwykłym, której nadanie i odbiór nie muszą być odpowiednio udokumentowane.
Kim są dostawca publiczny i kwalifikowany dostawca usług?
Podmiot publiczny ma obowiązek korzystać z usługi Operatora Wyznaczonego (dostawca publiczny – Poczta Polska). Każdy inny podmiot i osoba fizyczna mają możliwość wyboru dostawcy usługi e-Doręczeń spośród dostawców prywatnych (kwalifikowani dostawcy usług) lub wyboru dostawcy publicznego. Lista dostawców kwalifikowanych jest dostępna pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu
Jakie są skutki prawne posiadania skrzynki do e-Doręczeń?
Wpis do BAE (bazy adresów elektronicznych) wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania – wpis ten jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres, czyli od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki doręczeń.
Więcej pytań i odpowiedzi znajdą Państwo na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi .
SYSTEM E-KANCELARIA
Widok Kalendarza
Moduł Pracownicy
Główne funkcjonalności systemu
Prowadzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej z możliwością dołączenia skanów otrzymanych i wysyłanych dokumentów.
Integracja z krajowym systemem e-Doręczeń (odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz wyszukiwarka interesantów) oraz EPUAP.
Prowadzenie spraw: dodawanie dokumentów, czynności, zadań. Ewidencja wydatków.
Obsługa współdzielonych i osobistych kalendarzy z możliwością wysyłania powiadomień o zbliżających się terminach.
Integracja z bazą REGON GUS w celu automatyzacji procesu prowadzenia ewidencji interesantów
Wersja mobilna systemu dostosowana do urządzeń przenośnych.
Moduł raportów, dedykowany do automatycznego przygotowywania sprawozdań i wydruków.
Rejestr kontrahentów z wielokryterialnym wyszukiwaniem.
Korzyści z wdrożenia systemu
Skontaktuj się z nami w celu zapoznania się z ofertą cenową i uzyskania dostępu do wersji demonstracyjnej systemu.
Skontaktuj się z nami
Oferta dla firm
Nasze rozwiązania w zakresie m.in. analizy danych, wsparcia procesów – zapraszamy do kontaktu pod nr tel. 81 565 77 03, przez formularz kontaktowy oraz na stronę z ofertą szczegółową.
Oferta dla instytucji
Nasze rozwiązania w zakresie systemów i usług dedykowanych dla instytucji publicznych: zapraszamy do kontaktu pod nr tel. 81 565 77 00 lub przez formularz elektroniczny oraz na stronę z ofertą szczegółową.
